Để tổ chức một sự kiện thành công thì tất cả mọi thứ cần được lên kế hoạch chu đáo và phải có một quy trình chặt chẽ. Bất kể là hội nghị, hội thảo hay các bữa tiệc… Dưới đây là chững công việc trong tổ chức sự kiện đã giúp hỗ trợ sự kiện Tín Nhân trong những năm qua.
1. Hiểu thấu đáo yêu cầu của khách hàng
- Loại hình sự kiện mà khách hang cần tổ chức là gì? (khai trường, khánh thành, hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow…)
- Mục tiêu mong muốn của khách hàng khi tổ chức sự kiện là gì?
- Khách tham dự là những ai?
- Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
- Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
- Ngân sách dự tính là bao nhiêu?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?
2. Tìm ý tưởng thực hiện
Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiên cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lước, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức sự kiện cần những gì?. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bẳng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3. Thiết kế sự kiện
Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng
Các vấn đề này bao gồm:
- Địa điểm diễn ra tổ chức sự kiện ở đâu
- Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình?
- Chủ đề của chương trình là gì?
- Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
- Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao?
4. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề:
- Ngân sách để tổ chức sự kiện
- Nguồn nhân lực thực hiện sự kiện
- Vận chuyển trang thiết bị
- Phân tích các yếu tốt rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện
- Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện
5. Thực hiện kế hoạch
Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện những công việc trong tổ chức sự kiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê nhân công, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động… Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiếm soát chặt chẽ nhà cũng cấp hạ chế mọi rủi ro có thể xảy ra.
6. Dàn dựng chuẩn bị tổ chức sự kiện
Qúa trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày diễn ra sự kiện diễn ra. Nên có một bẳn những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vân chuyển. Các trường bộ nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trường bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. 
7. Kết thúc sự kiện, tổ chức rút kinh nghiệm
Kết thúc sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm. Các bước tổ chức sự kiện luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho,… Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo.
Còn rất nhiều các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện khác nhưng dưới đây là một số quy trình thiết yếu cần và đủ được rút ra từ kinh nghiệm của Tín Nhân – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hiện nay tại Buôn Mê Thuột. Tín nhân mong rằng các kinh nghiệm trên sẽ hỗ trợ được các bạn đọc.
———————————————————————————————————————————-
Công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại ĐăkLăk, Buôn Ma Thuột, Tây Nguyên
Website: sukientinnhan.com
ĐT: 0913.4747.48
Fanpage: Công ty tổ chức sự kiện Tín Nhân