Từ trước tới nay, hoạt động tổ chức sự kiện online đều là việc không ai nghĩ tới, vì đối với ngành sự kiện, phải có sự tương tác trực tiếp và làm nên hiệu ứng cao. Nhưng với năm 2019 là một năm đầy khó khăn cho ngành dịch vụ khi COVID-19 trở thành một nỗi kinh hoàng không chỉ tại Việt Nam mà còn trên toàn thế giới.
Tuy nhiên, trước những tình huống khó khăn, ta lại có thể đánh giá sự thích nghi của con người và doanh nghiệp. Các hội thảo, sự kiện, buổi chia sẻ, hội họp,… dần được chuyển sang online để đảm bảo sự an toàn. Cũng từ đó các phần mềm trực tuyến hỗ trợ con người như: Zoom, Googlemeet, Telegram, Discord,… lần lượt trở thành những phần mềm sáng giá và được mọi người biết tới nhiều hơn.
Và riêng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh lực tổ chức sự kiện đứng trước một thử thách: tìm kiếm – làm quen – vận dụng các phần mềm trực tuyến để tổ chức sự kiện online. Mà vẫn phải đảm bảo được sự nhất quán, thành công và mức ảnh hưởng tốt tới khách hàng tiềm năng cho khách hàng của mình. Trong bài viết này, hãy cùng Tín Nhân phân tích những ưu thế và nhược điểm của nó trong ngành sự kiện để từ đó cho bạn sự cân nhắc trong vấn đề tổ chức online cho sự kiện của bạn hay không nhé!
Ưu điểm
-
Tiết kiệm được chi phí
Đây là một điều hiển nhiên khi tổ chức tại một địa điểm nhất định mà có sự tham gia của rất nhiều người sẽ cần có những điều cần chuẩn bị như: thuê địa điểm, kịch bản, đội ngũ nhân sự hỗ trợ, thiết bị âm thanh/ánh sáng, nội dung chương trình, các tình huống phát sinh,… Khi tổ chức bằng hình thức trực tuyến, công việc của bạn sẽ giảm đi một nữa, từ đó chi phí sẽ được giảm đi và tiết kiệm được một khoản tiền lớn.
-
Nhiều công cụ để lựa chọn
Tính tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều phần mềm để ta ứng dụng cho từng mục đích sử dụng và còn hoàn toàn miễn phí. Có nhiều sự lựa chọn đồng nghĩa với việc người dùng có nhiều cơ hội hơn trong việc so sánh, đánh giá và chọn lựa công cụ nào phù hợp với nhu cầu của mình. Một số phần mềm này không chỉ được lựa chọn bởi các nhà event planer, mà trong cả ngành giáo dục, buôn bán, streamer,… vẫn rất tin tưởng và lựa chọn: Facebook livestream, Google meet, Zoom, Discord,…
-
Không giới hạn không gian
Khi sự kiện được tổ chức online, đồng nghĩa người tham gia không phải di chuyển nhiều. Và thường người tham gia sẽ có xu hướng chia sẻ những nội dung hữu ích và “tag” người quen, bạn bè của họ để cùng biết tới. Chỉ với một đường truyền không dây mạnh mẽ, bạn có thể tận dụng ưu điểm này để lan truyền sự kiện của mình so với việc phải thực hiện các hình thức marketing trước giờ như: treo phướn, phát tờ rơi, poster, flyer, hoạt náo,…
-
Tăng cường sự kết nối
Chính vì nhờ nền tảng mạng xã hội để thực hiện các sự kiện mà khả năng tiếp cận tới các khách hàng tiềm năng lớn hơn, khi phần lớn thời gian người dùng chủ yếu sử dụng mạng xã hội để đọc tin tức, giải trí cũng như tương tác với bạn bè, người thân. Đây sẽ là một cơ hội và được coi là “vùng đất vàng” để sự kiện của bạn được rộng rãi nhiều người biết đến hơn.
Nhược điểm
-
Nội dung kịch bản phải thu hút
Hãy đặt trong tâm thế người tham dự sự kiện, nếu kịch bản và nội dung của người làm chương trình không hay? Liệu bạn có muốn phí thì giờ của mình để tiếp tục tham gia, hay sẽ bỏ qua và tiếp tục lướt/xem các nội dung khác thú vị hơn? Đây cũng chính là thách thức đối với người lập kế hoạch sự kiện, khi sự hạn chế tương tác với người xem lại là rào cản để giữ họ đến hết chương trình. Nếu bạn không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như xử lý các tình huống phát sinh thì chương trình của bạn không chỉ bị ảnh hưởng, mà kéo theo đó sẽ gây ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng bạn đang nhắm đến, gây mất thiện cảm cho những sự kiện tiếp theo.
-
Đường truyền không ổn định
Khi bạn không có những thiết bị tăng cường sự ổn định của đường truyền hoặc một đội ngũ có chuyên môn để đem đến sự chuyên nghiệp trong sự kiện của bạn. Thì lời khuyên của chúng tôi, hãy tìm đến sự tư vấn và hỗ trợ của những người có chuyên môn trong lĩnh vực này. Họ không chỉ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và chi phí mà còn giúp bạn tổ chức chương trình của bạn thành công hơn, tạo tiền đề cho các hoạt động sự kiện online khác của bạn trong tương lai.
-
Hạn chế về mặt thiết bị
Việc đầu tư vào các trang thiết bị như: máy quay, đường truyền riêng,… sẽ đảm bảo cho sự kiện không bị gián đoạn khi đang phát sóng cũng như nâng cao chất lượng. Không gây mất thiện cảm và làm đứt mạch cảm xúc của khách hàng. Nhưng nếu sự kiện của bạn không được diễn ra thường xuyên thì việc sắm thiết bị là điều lãng phí. Vì vậy cân nhắc đến việc thuê các thiết bị sẽ giúp bạn tiết kiệm và hợp lý hơn.
Lời kết
Đứng trước những tình hình COVID-19 đầy khó khăn, buộc chúng ta phải thích nghi và tìm ra những giải pháp tốt hơn để thu hút khách hàng của mình. Tổ chức sự kiện online trên Facebook livestream, Youtube livestream, Zoom, Google meet, Discord,… là một điểm đáng cân nhắc và chú ý khi khách hàng ngày càng có xu hướng sử dụng mạng xã hội phần lớn trong thời gian của mình. Để thực hiện một sự kiện online thành công không chỉ nhờ vào kịch bản hay, đội ngũ nhân sự tốt, mà đứng sau đó sẽ còn nhiều yếu tố liên quan đến công nghệ, khả năng xử lý tình huống phát sinh,… mà bạn cần chú ý.
Với hơn 5 năm trong nghề tổ chức sự kiện, cũng như các thiết bị được đầu tư hiện đại, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu hơn và giúp sự kiện của bạn thành công hơn nhé!
- TỔNG HỢP SỰ KIỆN NỔI BẬT TRONG NĂM 2020
- NHỮNG KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG MÀ BẠN NÊN THAM KHẢO
- CÁC CHƯƠNG TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỐT NHẤT TẠI BUÔN MA THUỘT
———————————————————————————————————————————-
Công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại ĐăkLăk, Buôn Ma Thuột, Tây Nguyên
- Website: sukientinnhan.com
- ĐT: 0913.4747.48
- Fanpage: Công ty tổ chức sự kiện Tín Nhân
