Bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào muốn thành công cũng đều phải cần có một bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng. Có thể nói bản kế hoạch là yếu tố quan trọng để giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, khâu quản lý và phòng ngừa rủi ro cũng đạt hiệu quả tốt nhất. Nếu lập bản kế hoạch tốt thì chắc chắn rằng bạn đang nắm trong tay 70% cơ hội thành công của sự kiện bạn sắp tổ chức đó. Chính vì vậy nên Tín Nhân Event sẽ hướng dẫn bạn cách để lên kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào để đạt hiệu quả nha!
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Quan trọng và cần thiết là thế nhưng trước hết bạn phải hiểu được kế hoạch tổ chức sự kiện là gì. Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian.
Liên quan:
Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện?
-
Xác định loại sự kiện, mục đích và mục tiêu của sự kiện
Việc đầu tiên cần thực hiện khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó là phải xác định được loại sự kiện bạn sắp làm. Một số loại sự kiện cơ bản được đa số công ty, doanh nghiệp áp dụng như:
-
- Tổ chức sự kiện trọn gói
- Khánh thành, khai trương
- Giáo dục, đào tạo, chia sẻ, tọa đàm
- Quảng bá, quảng cáo
- Hội nghị, hội thảo
- Nghệ thuật, thể thao
Sau khi đã chọn được loại sự kiện thì việc xác định mục đích và mục tiêu là vô cùng cần thiết. Mỗi sự kiện khác nhau lại có một mục đích tổ chức khác nhau. Có thể là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hoặc là nhằm truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó. Việc xác định rõ và biết được chính xác những gì muốn làm sẽ là tiền đề thuận lợi để lên chương trình tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công.
Tiếp đến là đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Sự kiện tổ chức cần đạt được những mục tiêu nào? Ví dụ thu hút được số lượng khách hàng tham dự như kế hoạch, hay tại buổi lễ ra mắt sản phẩm thì đạt được doanh số yêu cầu với nhiều khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng…
-
Xác định đối tượng của sự kiện
Trong mọi sự kiện, khách mời chính là đối tượng tạo nên không khí buổi lễ. Bạn sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để lên danh sách khách mời phù hợp. Danh sách khách mời cần được phân loại chi tiết và cụ thể như: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…
Việc lập ra một danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình. Hơn nữa, khi biết được khách hàng thuộc đối tượng nào bạn có thể chuẩn bị các khâu tiếp theo được chu đáo hơn như: thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…
-
Xây dựng thông điệp
“Thông điệp sự kiện” không chỉ đơn thuần là thông điệp của buổi sự kiện mà chính là thông điệp truyền thông sẽ theo suốt sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến vòng đời cuối cùng của nó. Vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng một thông điệp truyền thông rõ ràng.
Mỗi sự kiện cần hướng tới một chủ đề nhất định, bạn có thể tận dụng vào các dịp lễ tết, ngày kỷ niệm… để kết hợp với thông điệp của sự kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng.
- Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định thời gian và địa điểm càng sớm càng tốt, có nhiều địa điểm dự phòng để khi nhà cung cấp, cho thuê địa điểm thông báo đã có người đặt thì ta sẽ chuyển qua chỗ khác. Sắp xếp thời gian hợp lí, phù hợp với hầu hết lịch của mọi người để họ có thể tham gia sự kiện một cách đầy đủ nhất.
-
Xây dựng kịch bản, timeline chương trình
Nội dung chương trình phải đảm bảo những hạng mục cần thiết dù lớn hay nhỏ. Nó bao gồm cả kịch bản tổng quát (bao quát hết toàn bộ các công việc chung trong sự kiện) và kế hoạch chi tiết (kịch bản MC và công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận ekip và bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện… ). Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt hiệu quả thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu.
-
Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho chương trình
Việc thiết kế hình ảnh, poster cho sự kiện là cần thiết. Một poster đẹp sẽ thu hút được nhiều người tham gia sự kiện, tăng độ uy tín và độ nhận diện cho doanh nghiệp.
-
Lên kế hoạch truyền thông
Truyền thông là hình thức hiệu quả để nhiều người biết đến sự kiện nhất. Có nhiều cách để truyền thông, có thể sử dụng digital marketing ( gửi mail, quảng báo trên mạng xã hội, diễn đàn,… )hay marketing truyền thống (phát tờ rơi, treo poster tại các địa điểm có nhiều người qua lại, …) hoặc có thể kết hợp cả hai để sự kiện lan toả hơn.
-
Dự trù ngân sách
Không phải hạng mục nào cũng được đưa vào, chỉ nên đưa vào các hạng mục cần thiết, phù hợp với sự kiện và phù hợp với ngân sách bạn có. Ngân sách cần là mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với các công ty tổ chức sự kiện. Sự thương lượng, đàm phán tốt sẽ giúp bạn có được ngân sách hợp lý nhất.
-
Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro
Đôi khi không thể tránh khỏi có sai sót khi tổ chức sự kiện, vì vậy nên ta cần có những phương án dự phòng và quản lý rủi ro để kịp thời tuỳ biến. Ví dụ trong một buổi lễ khai trương, nếu chẳng may MC gặp trục trặc và không thể tới kịp thì bạn có thể đề ra phương án dự phòng như: đẩy tiết mục ca nhạc lên trước hay mang nước và đồ ăn lên trước…
Vừa rồi là cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả, mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát hơn về ngành nghề cũng như sẽ làm tốt việc lập kế hoạch nhé!
Xem thêm nhiều bài viết tại mục Tin tức & Sự kiện nha!