Để tạo nên một sự kiện thành công thì đòi hỏi khâu tổ chức phải thật chỉnh chu và hoàn hảo. Ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo thôi chưa đủ, người tổ chức phải biết cách gây ấn tượng với cả người tham dự và khách hàng mục tiêu. Vậy bạn cần làm gì để sự kiện của mình thành công? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết kinh nghiệm tổ chức sự kiện hữu ích ngay sau đây nhé.
1. Lên danh sách khách mời tiềm năng, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng
Mỗi một sự kiện đều có mục đích riêng, từ đó xem xét để lên kế hoạch bao gồm: danh sách khách mời, mục tiêu sự kiện là gì,…Việc xác định chính xác và rõ ràng các vấn đề nêu trên giúp sự kiện bạn tiếp cận đúng đối tượng, tăng khả năng thành công của sự kiện.
Ngoài ra, ban tổ chức cũng cần lưu ý đến yếu tố thời gian và địa điểm. Bạn nên dành cho mình một hoặc hai tuần trước khi tổ chức để dành thời gian nghiên cứu và học hỏi. Về địa điểm, đúng như dự kiến, cận ngày diễn ra sự kiện là không còn chỗ trống nên bạn nên gọi điện đặt chỗ trước để tránh “hoảng”.
2. Lên ý tưởng tổ chức cụ thể, chuẩn bị thêm kế hoạch dự trù
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện là một trong những bước quan trọng quyết định sự thành công chung của sự kiện. Một ý tưởng độc đáo và đặc biệt sẽ để lại ấn tượng lâu dài không chỉ với khách mời của bạn mà còn với giới truyền thông và báo chí.
Vì vậy, khi lên ý tưởng, bạn cần phải chi tiết và cụ thể. Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm một hoặc hai kế hoạch dự phòng cho những điều không mong đợi. Do có nhiều yếu tố khách quan khó lường. Lúc này, cần tìm ra giải pháp kịp thời để không ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện. Ví dụ, nếu sự kiện tổ chức ngoài trời thì nên chuẩn bị thêm màn che để tránh mưa bất ngờ, chuẩn bị thêm ô dù cho khách mời.
Với một kế hoạch khẩn cấp, công việc được quản lý và hoàn thành nhanh hơn.
3. Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện
Xây dựng kế hoạch chi tiết và thiết lập ngân sách chính xác được coi là những bước đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công. Tổ chức cấp kinh phí các hạng mục liên quan theo mức ngân sách của công ty. Tránh trường hợp dưới ngân sách gây lãng phí không cần thiết.
Tham khảo giá của một vài nhà cung cấp dịch vụ khác nhau để chọn địa chỉ có giá rẻ nhất. Tối ưu chi phí là một vấn đề khó cân nhắc khi tổ chức sự kiện. Tính toán chi tiết luôn là giải pháp tránh bội chi ngân sách.
4. Quan tâm khách hàng sau khi kết thúc sự kiện
Dữ liệu khảo sát cho thấy có tới 80% khách mời ấn tượng với những công ty tiếp tục quan tâm đến họ lâu sau khi sự kiện kết thúc. Điều này cho phép bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ và dễ mến hơn trong tâm trí khách hàng.
Ngoài lời kêu gọi chăm sóc, bạn có thể gửi lời cảm ơn kèm theo ảnh chụp từ sự kiện như một lời cảm ơn chân thành.
Trên đây là 4 kinh nghiệm tổ chức sự kiện không thể bỏ qua. Hy vọng rằng bài viết này sẽ mang lại nhiều kiến thức hữu ích cho bạn đọc.
———————————
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt hơn:
Công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại ĐăkLăk, Buôn Ma Thuột, Tây Nguyên
Website: sukientinnhan.com
ĐT: 0913.4747.48
Fanpage: Công ty tổ chức sự kiện Tín Nhân
