Sau quá trình tổ chức sự kiện, bước đánh giá hậu sự kiện được xem là công việc rất cần thiết để ban tổ chức rút kinh nghiệm và xây dựng kế hoạch triển khai tốt hơn cho sự kiện tiếp theo của mình.
Dưới đây là 4 tiêu chí đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện do Tín Nhân Event tổng hợp lại.
Việc đánh giá sự kiện cần được thực hiện ngay lập tức để ban tổ chức kịp thời xác định những khiếm khuyết vừa xảy ra. Không nên để quá lâu bởi việc đánh giá sẽ không còn đầy đủ, vấn đề không còn nóng và ban tổ chức cũng như những người biểu diễn không còn ấn tượng với nó nữa, vì vậy sẽ không mất quá nhiều thời gian. Một số bước được liệt kê dưới đây:
Bước 1: Thu Thập Phản Hồi Từ Phía Khách Hàng Và Người Tham Dự
Cách tốt nhất để lấy thông tin là phản hồi từ khách hàng hoặc những người tham dự. Các cuộc khảo sát chỉ nên giới hạn ở những câu hỏi và chỉ hỏi những câu hỏi có liên quan mật thiết đến nhu cầu đánh giá sự kiện của bạn.
Kinh nghiệm với các nhà tổ chức sự kiện cho thấy nhiều người tham dự không muốn đáp ứng các tiêu chí đánh giá của sự kiện, đặc biệt là đối với các sự kiện lớn với số lượng người tham dự lớn. Để đảm bảo người tham dự cung cấp thông tin đầy đủ, hãy coi việc điền thông tin là một “thủ tục” để xuất vé và nhận quà trước khi xuất cảnh hoặc sử dụng chúng để quay thưởng có thể làm được.
Bước 2: Xin Ý Kiến Khách Hàng/ Sếp Về Mức Độ Hài Lòng Sau Sự Kiện
Việc đo lường mức độ hài lòng của khách hàng và sếp đặc biệt quan trọng vì bạn tổ chức các sự kiện cho khách hàng và công ty của mình chứ không phải cho chính bạn.
Theo quan điểm của ban tổ chức, sự kiện đã diễn ra suôn sẻ và thành công với nhiều người tham gia. Nhưng từ quan điểm của những người khác, họ muốn sự kiện thể hiện chiến lược nhắm mục tiêu của họ. Sản phẩm và dịch vụ của họ sẽ được quảng bá rộng rãi, vì vậy hãy hỏi họ xem họ có cần bất kỳ thay đổi hoặc cải tiến nào không để biết chính xác phải làm gì tiếp theo.
Bước 3: Họp Ngay Sau Sự Kiện
Sau khi thực hiện chương trình, chúng tôi khuyến khích các bạn gặp gỡ các thành viên trong nhóm để cùng nhau đánh giá và nhận xét. Bất kỳ ai cũng có thể cởi mở chia sẻ nhận xét và đề xuất để người quản lý sự kiện ghi lại và sử dụng như một báo cáo để định hướng hướng đi tốt nhất cho sự kiện tiếp theo của họ.
Bước 4: Lập Bảng Thống Kê Đánh Giá Sự Kiện
Bạn có thể tham khảo các tiêu chí và mẫu báo cáo chấm điểm sự kiện sau đây. Nên đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5 hoặc “tốt, khá, tệ”.
Đo Lường Mục Tiêu Mục Tiêu Truyền Thông Sự Kiện Đã Đạt Được
Sự kiện nhằm mục đích gì? Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới Xây dựng và quảng bá hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp. Hay chỉ để thu hút sự chú ý của bạn? Sau sự kiện, mục tiêu của bạn đã đạt được ở mức độ nào?
Lên Kế Hoạch Đánh Giá Tổ Chức Sự Kiện
– Lập kế hoạch khả thi (toàn bộ quá trình thực hiện có diễn ra theo kế hoạch hay không, và nếu không thì tại sao)
– Tính hấp dẫn của nội dung (hoạt động có đa dạng không, nội dung có độc đáo không, ý tưởng có thú vị với khách hàng không?)
– Lập trình (Màu sắc, bố cục và phong cách có phù hợp với khán giả không?)
Địa Điểm Và Giấy Tờ Tổ Chức
- Thuê địa điểm tổ chức sự kiện (Địa điểm tổ chức sự kiện có gần trung tâm không, tình trạng giao thông có tốt không?)-
- Việc xin giấy phép tổ chức (có kịp không? mọi việc có suôn sẻ?)
Hoạt Động Truyền Thông Quảng Cáo
– Bài PR trên báo (có thể đăng trên báo chuyên dụng hoặc phải chỉnh sửa nội dung)
– Treo băng rôn, dán áp phích (như bìa cuộn băng keo, áp phích)
– Phân phát tờ rơi quảng cáo (tỷ lệ phần trăm khách hàng đã biết về chương trình từ tờ rơi quảng cáo)
– Phân phối liên kết trên các diễn đàn, mạng xã hội (số lượt xem, số lượt phản hồi, số lượng người quan tâm)
– Truyền email đến khách hàng (tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp vào liên kết email, tỷ lệ chuyển tiếp email)
Khâu Set Up, Trang Trí
– Không gian tổng thể của sự kiện
– Thiết lập và trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, trang trí, nền)
– Thiết lập khu vực lễ tân và quầy bán vé (Đặt quầy vé có thuận tiện không? Quầy lễ tân có dễ tìm không?)
– Các tiện ích khác: bãi đậu xe, nhà vệ sinh (Bãi đậu xe có thuận tiện không và nhà vệ sinh có dễ dàng cho khách sử dụng không?)
Bộ Phận Kỹ Thuật
– Lắp đặt âm thanh, ánh sáng và dàn dựng (Các thanh ánh sáng có hoạt động tốt không? Âm thanh có rõ ràng và vang không? Sân khấu có đẹp không?)
– Hệ thống thiết bị trình chiếu (nếu thiết bị trình chiếu được đặt đúng chỗ thì bị hỏng giữa chừng …)
– Nguồn điện (Có ổn định không?)
Đội Ngũ Nhân Sự
– MC (ăn nói lưu loát, ứng xử linh hoạt, thu hút khán giả…)
– Biểu diễn của ca sĩ, nhóm múa (có đúng lịch trình hay không, tiết mục có lôi cuốn hay không…)
– Sự hiện diện của khách mời, cán bộ công ty, khách VIP (cách phát biểu khai mạc, cách chào hỏi người tham gia, v.v.)
– Thái độ làm việc PG, PB (trang phục có đẹp và phù hợp với chương trình hay không, lịch sự, chuyên nghiệp, nghiêm túc …)
Đội Ngũ Hậu Cần
– Chất liệu thiết kế, sản xuất và in ấn các tài liệu quảng cáo (Có đạt tiêu chuẩn về màu sắc, số lượng và chất lượng không …)
– Chuẩn bị quà tặng (quà có phù hợp với nhóm đối tượng không, mức khấu trừ là bao nhiêu)
– Phương tiện giao thông
– Gửi thư mời, kiểm tra sự có mặt của khách mời
– Tổ chức tiệc, nhậu nhẹt tại các sự kiện (khách sẽ đợi lâu xem có ngon không …)
Tổ Chức Thực Hiện Sự Kiện
– Giai đoạn đón khách (Có tiếp tân không, khách có chào đón đàng hoàng không, có chờ lâu không …)
– Cấu hình game tại sự kiện (game nhận được nhiều phản hồi từ khách giúp truyền tải hình ảnh của khách hàng / nhà tài trợ …)
– Phân phối quà dùng thử và quà tặng (quà trước và sau chương trình …)
– Bán vé (Còn bán vé thì sao? Mua vé có dễ không …)
– Các biện pháp thu hút khách, khởi động trong chương trình (có những hoạt động gì để đón khách?)
Điều Phối Sự Kiện, Giải Quyết Rủi Ro
– Mức độ hài hòa trong phối hợp thực hiện, phối hợp nhân sự (hữu ích hay không …)
– vận hành, xem xét
– Thời gian thực hiện (thời gian bắt đầu sự kiện, thời gian kết thúc sự kiện, thời gian mở màn, thời gian giới thiệu nội dung, chương trình có bất thường gì không, có nhiều thời gian ngừng hoạt động hay không)
– Linh hoạt xử lý tình huống
– Các sự kiện ngoài kế hoạch, nguyên nhân
Phản Hồi Trực Tiếp Tại Event
– Số lượng khách tương tác
– Thành phần khách mời tham gia
– Các đợt hợp đồng đã ký
– Tỷ lệ đăng ký trò chơi
– Mức độ nhận biết sản phẩm / thương hiệu
Công Việc Sau Event
– Dọn dẹp hiện trường
– Trả lại phương tiện đã mượn
– Thanh toán cho nghệ sĩ và nhà cung cấp
– Lập báo cáo tài chính
Đánh Giá Tổng Quát Sau Khi Tổ Chức
– Mức độ truyền tải thông điệp, ý tưởng thông qua các sự kiện (thông qua thông điệp, khẩu hiệu, bố cục, hoạt động… và đảm bảo mọi thứ đều nhất quán…)
– Sự tương ứng giữa thời gian diễn ra sự kiện, lịch trình kế hoạch tổ chức và thực tế tại thời điểm diễn ra sự kiện.
Trên đây là mẫu báo cáo tổng quan sự kiện do Tín Nhân Event tổng hợp. Với hơn 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cam kết tạo ra những sự kiện thành công và ý nghĩa, thu hút nhiều khách hàng nhất có thể và chi phí gia tăng.
———————————
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt hơn:
Công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại ĐăkLăk, Buôn Ma Thuột, Tây Nguyên
Website: sukientinnhan.com
ĐT: 0913.4747.48
Fanpage: Công ty tổ chức sự kiện Tín Nhân
