Tổ chức một chương trình hội nghị thành công không hề đơn giản. Đừng bỏ qua 7 bước tiêu chuẩn của quy trình tổ chức hội nghị khách hàng dưới đây.
Hội thảo, hội nghị là những sự kiện rất phổ biến hiện nay. Mỗi cuộc họp phục vụ một mục đích khác nhau cho công ty. Khi tổ chức hội nghị, ban tổ chức cần chuẩn bị rất nhiều thứ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Vì vậy, làm thế nào để bạn làm cho cuộc họp của bạn thành công?
Xác định chủ đề của hội nghị
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị là xác định các chủ đề rõ ràng và cụ thể. Các chủ đề chương trình trọng điểm là cơ sở để tạo điều kiện lập kế hoạch và triển khai các bước tiếp theo. Đồng thời, xác định một chủ đề trước khi bạn tổ chức nó sẽ giúp tổ chức cuộc họp xung quanh chủ đề đó và tránh lạc đề.
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Xây dựng kế hoạch chi tiết là một bước rất quan trọng trong quy trình diễn ra hội nghị. Kế hoạch này nên bao gồm các yếu tố sau:
- Xác định mục đích tổ chức cuộc họp.
- Nghiên cứu khán giả của bạn và tạo danh sách khách mời sẽ tham dự hội nghị của bạn.
- Lên nội dung chính cần truyền tải trong chương trình và ước lượng thời gian cụ thể cho chương trình.
- Chuẩn bị ngân sách chi tiết cho việc tổ chức cuộc họp.
- Lên kịch bản cuộc họp chi tiết và lên kế hoạch đối phó với những rủi ro có thể xảy ra.
Xác định địa điểm tổ chức
Sau khi kế hoạch được hoàn thành, bước tiếp theo là quyết định địa điểm cho cuộc họp. Theo quy định, các cuộc họp nhỏ được tổ chức trực tiếp tại hội trường công ty. Tuy nhiên, một số cuộc họp lớn được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị.
Xác định thời gian tổ chức
Bước tiếp theo trong việc tổ chức một cuộc họp với khách hàng của bạn là lên lịch cho nó. Việc xác định khi nào một cuộc họp sẽ được tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào những người tham gia. Nên chọn thời gian sao cho hầu hết khách mời đều có thể tham dự cuộc họp. Hầu hết các cuộc họp được tổ chức vào cuối tuần.
Chuẩn bị tổ chức hội nghị
Sau tất cả các bước trên, chúng ta bước vào giai đoạn chuẩn bị hội nghị. Công tác chuẩn bị bao gồm setup phòng tổ chức, chuẩn bị ăn uống đi kèm, truyền thông sự kiện, in tài liệu khách mời,..
Tiến hành tổ chức hội nghị
Với năm bước trên, quá trình tổ chức một hội nghị gần như đã hoàn tất. Hãy chuyển sang điểm chính, cấu trúc của cuộc họp. Trong quá trình tổ chức, khách mời cần được đón tiếp chu đáo và thống nhất đúng địa điểm. Đặc biệt, các cuộc họp cần được điều phối để diễn ra theo kịch bản phù hợp và các vấn đề phát sinh được giải quyết kịp thời.
Kết thúc chương trình
Cuối cùng, bạn có thể tặng quà cho khách tham dự hội nghị của mình. Đừng quên đính kèm các tài liệu để khách của bạn có thể nghiên cứu khi họ về nhà. Đánh giá nội dung, rút kinh nghiệm và tổ chức cuộc họp lần sau thành công hơn.
———————————
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt hơn:
Công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại ĐăkLăk, Buôn Ma Thuột, Tây Nguyên
Website: sukientinnhan.com
ĐT: 𝟎𝟐𝟔𝟐𝟑.𝟔𝟏𝟖.𝟔𝟏𝟖
Fanpage: Công ty tổ chức sự kiện Tín Nhân
